As reuniões de trabalho são essenciais no acompanhamento de projetos e no processo de tomada de decisões. Porém, para que elas sejam mais eficazes, é necessário que o tempo, tão precioso para todos os envolvidos, seja utilizado de maneira otimizada, a fim de que cada minuto contribua, positivamente, na resolução de problemas.

Nessas reuniões, é bastante comum a prática do brainstorming, que consiste na exposição de um problema a uma equipe com o objetivo de descobrir possíveis soluções, geralmente utilizando um quadro branco ou flipchart como auxílio.

Independentemente do objetivo, toda reunião de trabalho deve ter uma pauta, uma duração preestabelecida e pessoas de interesse. Além disso, algumas metodologias podem ser utilizadas a fim de otimizar o tempo e gerar melhores resultados, como as que abordamos neste artigo. Confira alguns exemplos que usamos por aqui!

1. Scrum

O Scrum é mais comum em projetos de softwares, cuja metodologia pode ser aplicada desde o planejamento até a implementação de melhorias contínuas. As ideias são divididas em ciclos, cada um com seu conjunto de atividades e um cronograma definido.

Existem diferentes fases nessa metodologia. As ideais ou novas funcionalidades (no caso de softwares) são mantidas em uma lista. No início de cada ciclo, é feita uma reunião para definir um cronograma e as atividades que serão realizadas no período. Diariamente, no início do expediente, a equipe faz uma breve reunião com o objetivo de disseminar conhecimento sobre o que já foi feito, dificuldades e próximos passos.

No fim de um ciclo, a equipe apresenta o que foi implementado, faz uma retrospectiva e planeja as próximas fases. No Scrum, existem três funções:

  • Product Owner: a pessoa responsável pelo projeto, que organiza as ideias e estabelece prioridades;
  • Scrum Master: o gestor do projeto, que facilita as reuniões e garante o sucesso de cada etapa;
  • Development Team: as pessoas responsáveis por criar e colocar as ideias em prática.

2. Design sprints

Essa metodologia utiliza uma prototipagem rápida e aplica testes com consumidores a fim de validar uma ideia. Todo o processo é feito em apenas 5 dias, em cinco fases:

  • compreensão: a equipe avalia um problema, o público-alvo do projeto e formato a ser utilizado;
  • divergência: é realizado um brainstorming para que muitas ideias sejam geradas, sem análise inicial de viabilidade;
  • decisão: as melhores ideias são votadas, após discussões entre as pessoas da equipe;
  • protótipo: o time desenvolve esboços das ideias votadas, com foco na experiência do cliente;
  • validação: as ideias são implementadas e apresentadas a alguns usuários.

3. Canvas

Essa é uma metodologia que utiliza uma espécie de mapa para reunir todas as informações importantes acerca de um projeto ou negócio, facilitando muito o planejamento e a definição de objetivos, estratégias e abordagens. No Canvas, o empreendedor estabelece o que é preciso para desenvolver suas ideias, o público-alvo, a oferta e outros detalhes, inclusive financeiros.

Há diversos modelos que podem ser encontrados na internet, um deles é o do Sebrae, que pode ser criado no próprio site ou por meio de um aplicativo para smartphones.

4. Mindmapping

Essa técnica consiste em escrever até três palavras que resumam um problema. Cada um desses termos deve originar mais três relacionados e assim sucessivamente, sempre conectando uns aos outros por meio de setas. Isso pode ser feito em um quadro branco, em um flipchart ou virtualmente, em sites como Mindmeister ou Coggle.

Os mapas mentais podem contribuir muito em reuniões de trabalho para geração de novas ideias.

5. Post-its

Os post-its são bastante úteis para administrar projetos e gerar ideias em sessões de brainstorming. Além de motivar a participação da equipe em reuniões de trabalho, trazem mais visibilidade às opiniões.

Além de incentivar o time a expressar e compartilhar suas ideias, o gestor ou líder da reunião deve moderar o encontro para evitar conflitos, preconceitos e contra opiniões que, em uma primeira análise, pareçam inviáveis. Essa metodologia pode ser feita com o auxílio de um quadro branco, um flipchart ou virtualmente, no Trello, por exemplo.

6. Videoconferências

Se você gerencia uma equipe distribuída geograficamente ou com algumas pessoas que trabalham em home office, esta é uma alternativa bastante interessante, pois contribui com a redução de custos e despesas com aluguel de salas e transportes, além de dar mais flexibilidade aos colaboradores.

Uma videoconferência pode utilizar uma tecnologia ponto a ponto, ou seja, uma interação feita entre dois locais apenas, como uma ligação telefônica. É o que acontece em aplicativos como o WhatsApp e Skype e exige apenas uma boa conexão com a internet, além dos equipamentos de vídeo e áudio.

No caso de reuniões corporativas, a participação de mais pessoas e o compartilhamento de telas pode ser essencial. Isso exige mais segurança das informações e qualidade na comunicação. Logo, um sistema multiponto é mais recomendado.

Essa tecnologia pode ser acessada por meio de serviços como o Hangouts, que permite videoconferências com até 25 pessoas, e o GoToMeeting, que oferece até ligações para participantes das reuniões.

7. Ata de reunião

Não podemos deixar de fora a importância da criação de uma ata em reuniões de trabalho. Esse documento registra, em escrito, tudo o que for discutido durante uma sessão, bem como data, horário, quem participou e como votou, com o objetivo de anotar as decisões e solucionar possíveis futuras dúvidas. Uma gravação em áudio ou em vídeo pode ser uma boa maneira de facilitar sua elaboração.

O registro pode ser feito em meios mais tradicionais como no Word ou  por meios mais atuais e de fácil edição, como no Google Docs, que facilita o acesso e compartilhamento das atas.

E aí? Conseguiu identificar alguma nova metodologia que tem o potencial de otimizar as reuniões de trabalho na sua empresa? Entenda que algumas podem ser utilizadas em conjunto ou em diferentes momentos gerenciais. O Canvas, por exemplo, é ótimo para a etapa de planejamento de novas companhias. Já as videoconferências fazem mais sentido no acompanhamento de projetos.

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HQT
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