A organização no trabalho e a produtividade estão diretamente correlacionadas e são características constantemente atribuídas ao sucesso de grandes empreendedores. No ramo dos negócios, dominar essas duas habilidades é essencial para criar oportunidades e realizar sonhos, como ganhar uma promoção ou se tornar uma autoridade no mercado.

Neste artigo, abordaremos algumas dicas para você aplicar no seu dia a dia e melhorar seu rendimento na realização de atividades. Acompanhe!

Importância da organização

A organização é um dos grandes segredos para obter sucesso, tanto na vida pessoal como profissionalmente. Quando praticada no trabalho, permite às pessoas alcançarem bom desempenho na realização das tarefas que lhes forem atribuídas, demonstrando níveis interessantes de produtividade.

Portanto, a organização pesa como um dos diferenciais na personalidade do colaborador, facilitando com que ele demonstre o seu valor à empresa por meio dos resultados que consegue gerar, atraindo mais chances de ser promovido ou gratificações pelo reconhecimento do seu trabalho.

Além disso, a organização está relacionada com a saúde e o bem-estar e seus benefícios são diversos, como:

  • aumento do desempenho do colaborador;
  • favorecimento da gestão do tempo;
  • aumento da produtividade;
  • melhora do reconhecimento profissional;
  • prevenção de imprevistos;
  • diminuição do estresse;
  • melhoria no relacionamento interpessoal

Para promover mais organização e finalização de tarefas, é indicado que seja mantida uma ordem nos processos de trabalho, o que pode ser mais fácil para umas pessoas que para outras. Felizmente, existem algumas maneiras de colocar isso em prática e diversas soluções tecnológicas que podem ajudar. Se quer saber mais sobre isso, atente-se aos tópicos a seguir.

Dicas para melhorar a organização no trabalho

Confira abaixo algumas orientações para gerir melhor o seu tempo e otimizá-lo para, sem distrações e evitando estresse, alcançar melhores resultados com o aumento da produtividade.

Aplicar a técnica dos 5S

Esta metodologia foi desenvolvida no Japão para o ambiente familiar e mais tarde adotada nas empresas. A técnica é dividida em cinco fases que precisam ser implementadas e mantidas a cada dia no ambiente organizacional:

  1. Seiri (senso de utilização): eliminação de todas as informações e objetos desnecessários do ambiente de trabalho.
  2. Seiton (senso de organização): o que ficar na mesa (apenas o necessário) deverá ser colocado em ordem, focando na praticidade e simplicidade.
  3. Seiso (senso de limpeza): organizar não é tudo, manter o local limpo também é necessário.
  4. Seiketsu (senso de padronização): focar na melhoria contínua do ambiente de trabalho.
  5. Shitsuke (senso de autodisciplina): manter o 5S funcionando com observância, para que o ambiente não volte ao seu estágio inicial.

Começar cedo

Iniciar os trabalhos mais cedo pode aumentar tanto a produtividade quanto a organização. Especialmente para as pessoas que ainda não adotaram o 5S, chegar à empresa com antecedência permite a arrumação do ambiente de trabalho antes de se ocupar com a realização de outras atividades, evitando atrasos.

Organizar as tarefas do dia

Essa também é uma das coisas a se fazer no início de um dia de trabalho. Antes de começar, deve-se organizar em listas, de acordo com as prioridades, todas as tarefas que precisam ser realizadas no dia para cumprir os prazos dos projetos e não decepcionar clientes. Nessa etapa também precisam ser consideradas as pausas e reuniões, para evitar imprevistos.

Organizar o tempo para cada tarefa

Depois de organizar as tarefas, é preciso estimar o tempo necessário para realização de cada fase. Assim, fica mais fácil saber o que é possível ser feito no dia, calcular melhor os preços e prazos de cada projeto e, se preciso, delegar ou terceirizar atividades.

Estabelecer prioridades

Conseguir diferenciar as atividades de acordo com suas prioridades é uma etapa muito importante para o aumento da produtividade. Após listar as tarefas do dia, é bom atribuir a elas graus de importância, começando pelas que são urgentes, depois as que são necessárias, mas não exigem tanta pressa e, por fim, as atividades que são interessantes que sejam feitas, mas que não há prazo definido para isso.

Definir prazos

As datas de entrega de cada atividade devem ser respeitadas e este é o motivo pelo qual é importante estimar o tempo de realização de cada uma e estabelecer prioridades. Se houver alguma tarefa sem prazo, é bom que o seu responsável faça essa definição para evitar procrastinação e seguir com o projeto sem atrasos.

Evitar distrações

Essencial para melhorar a produtividade no trabalho. O uso de redes sociais, aplicativos de mensagens, telefone, celular, conversas com colegas e pausas extensas podem prejudicar o andamento dos projetos e atividades, além de causar má impressão do colaborador perante a chefia da empresa.

Fazer pausas

Fazer intervalos regulares e curtos é essencial para manter a performance e evitar o estresse. Isso ajuda a manter o foco e, de forma leve, elevar a produtividade, além de fazer bem para a saúde física. Existe uma técnica conhecida como Pomodoro, que divide o trabalho em períodos de 25 minutos com pausas rápidas de 5 minutos. A cada cerca de uma hora, os intervalos passam a ser maiores, de 15 a 30 minutos. Vale pesquisar mais sobre o assunto.

Aplicativos para melhorar a produtividade

Existem alguns aplicativos e ferramentas on-line que podem ser utilizados para tornar o trabalho e o dia a dia mais organizado e produtivo. Um exemplo deles é o Google Calendar, no qual é possível agendar compromissos em um calendário virtual e definir lembretes que geram uma notificação. O serviço, que é gratuito, pode ser sincronizado com smartphones ou utilizado no navegador da internet.

Outro aplicativo muito utilizado é o Evernote, no qual é possível fazer anotações rápidas, como em um bloco de notas. Ele pode ser integrado a um e-mail, para o qual são enviadas todas as informações inseridas. Se preferir, o usuário também consegue criar comentários em arquivos de áudio.

E para organizar as tarefas do dia a dia, o Wunderlist pode ser a melhor opção. Ele permite a criação de listas e compartilhamento dessas com outras pessoas, facilitando o andamento de projetos em equipe. É possível criar lembretes e receber notificações na plataforma, por push e por e-mail. Está disponível para os principais sistemas operacionais. Já o Pomodoro Tracker pode ser utilizado para equilibrar essas tarefas com as pausas necessárias.

Evitar as distrações é uma das nossas dicas e, para usuários do Mac (sistema operacional), existe um programa chamado SelfControl, que bloqueia os sites de sua escolha para que ele não consiga acessar durante um período determinado.

E para manter os arquivos de projetos em segurança para evitar perdê-los e ter que recomeçar, o Dropbox permite que sejam carregados na rede e acessados de qualquer lugar, além de poder compartilhá-los com a equipe.

Utilizar esses aplicativos e seguir as dicas que destacamos neste artigo pode ser um grande passo para melhorar a sua produtividade e organização no trabalho e, consequentemente, ser reconhecido pelos diretores da empresa.

Escolha alguns métodos, teste e veja o que funciona bem para o seu perfil. Se você quer ter sucesso profissionalmente ou almeja uma promoção de cargo, siga esses conselhos e seja proativo, fale de suas conquistas. Se forem legítimas, atrairão a atenção do alto escalão da organização.

Se você quiser saber mais sobre como se desenvolver na empresa, leia o nosso artigo sobre motivação no trabalho.

HQT
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